Omvandla en JPG med en tabell till ett Excel-kalkylblad

Vad du får från en JPG-tabell

Bilden läses som en tabell, rad för rad. Varje rad i bilden blir en rad i kalkylbladet, med en cell för varje cell du kan se. Text före eller efter tabellen, till exempel en rubrik ovanför eller en not nedanför, hamnar på en egen rad.

En cell som är tom i bilden är tom i kalkylbladet. Då hamnar varje värde i rätt kolumn, vilket gör att kalkylbladet går att sortera och filtrera när det är i Excel.

Vilka värden som blir siffror

I .xlsx-filen lagras en enkel siffra, till exempel 12, 3.50 eller -4, som ett tal, så att Excel kan räkna med den, och ett pris som skrivs 3.50 visar fortfarande båda decimalerna. Allt annat förblir den text som stod i bilden, så att inget ändras av misstag:

• Värden med valutatecken, procenttecken eller tusentalsavskiljare, till exempel $3.50 och 1,200.
• Datum, klockslag och allt som innehåller bokstäver.
• Koder och postnummer som börjar med en nolla, till exempel 02134.
• Heltal med tio siffror eller fler, som oftast är telefonnummer eller ID-nummer.

Ta ett foto som är lätt att läsa av

Ju tydligare raderna och kolumnerna är i JPG-bilden, desto renare blir kalkylbladet. Dessa vanor hjälper mest:

• Använd originalfilen, inte en kopia som krympts eller komprimerats när den delades.
• Fotografera tabellen rakt framifrån och plant, i jämnt ljus, så att kolumnerna varken lutar eller böjer sig.
• Beskär till tabellen och ha en tabell per bild, så att varje resultat motsvarar en källa.
• För en tabell som sträcker sig över flera sidor laddar du upp en sida i taget.

Kontrollera siffrorna och sedan layouten

Att läsa av en tabell sparar skrivarbete, men det ersätter inte kontrollen. Liten, svag eller suddig text kan tolkas fel eller hoppas över, och en hoppad cell kan förskjuta värdena bredvid den. Jämför rutnätet med bilden, börja med siffrorna och rubrikraden och titta på alla kolumner som var svåra att läsa.

Formler, sammanfogade celler, färger och kanter återskapas inte. Du får värdena; texten i en sammanfogad cell hamnar i dess första cell. Formatera kalkylbladet i ditt eget kalkylprogram när du har kontrollerat det.

XLSX eller CSV

Välj .xlsx när du ska öppna tabellen i Excel, Numbers eller Google Sheets: siffror blir siffror där, och koder med en inledande nolla behåller den. Välj .csv när ett annat program behöver en enkel textfil. Excel tillämpar sina egna regler när den öppnar en .csv-fil, till exempel genom att ta bort en inledande nolla, så .xlsx-filen är det säkrare valet för koder och ID-nummer. En .csv-fil skiljer celler åt med kommatecken och bevarar accenter och andra skriftsystem. Där Excel i stället förväntar sig semikolon kan varje rad visas i en enda kolumn: importera filen och välj kommatecken som separator, eller använd .xlsx-filen. I en .csv-fil får ett textvärde som börjar med =, +, - eller @ ett apostrof framför sig, så att det aldrig kan köras som en formel.