แปลงรูปตาราง JPG เป็นสเปรดชีต Excel

สิ่งที่ได้จากตาราง JPG

รูปจะถูกอ่านเป็นตาราง ทีละแถว แถวแต่ละแถวในรูปจะกลายเป็นแถวของชีต โดยมีหนึ่งเซลล์ต่อหนึ่งเซลล์ที่มองเห็น ข้อความก่อนหรือหลังตาราง เช่น หัวเรื่องด้านบนหรือโน้ตด้านล่าง จะอยู่ในแถวของตัวเอง

เซลล์ที่ว่างในรูปจะว่างในชีตด้วย วิธีนี้ทำให้ทุกค่าอยู่ในคอลัมน์ที่ควรอยู่ ซึ่งทำให้ชีตเรียงลำดับและกรองได้เมื่ออยู่ใน Excel

ค่าใดบ้างที่กลายเป็นตัวเลข

ในไฟล์ .xlsx ตัวเลขธรรมดา เช่น 12, 3.50 หรือ -4 จะถูกเก็บเป็นตัวเลข ทำให้ Excel รวมค่าได้ และราคาที่เขียนว่า 3.50 ยังแสดงทศนิยมทั้งสองตำแหน่ง ส่วนอย่างอื่นจะคงเป็นข้อความตามที่ปรากฏในรูป เพื่อไม่ให้มีอะไรเปลี่ยนไปโดยไม่ตั้งใจ:

• ค่าที่มีสัญลักษณ์สกุลเงิน เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ หรือเครื่องหมายคั่นหลักพัน เช่น $3.50 และ 1,200
• วันที่ เวลา และทุกอย่างที่มีตัวอักษร
• รหัสและรหัสไปรษณีย์ที่มีเลขศูนย์นำหน้า เช่น 02134
• จำนวนเต็มที่มีตัวเลขสิบหลักขึ้นไป ซึ่งมักเป็นหมายเลขโทรศัพท์หรือหมายเลขประจำตัว

ถ่ายรูปให้อ่านได้ชัดเจน

แถวและคอลัมน์ในไฟล์ JPG ยิ่งชัดเจนเท่าไร ชีตก็ยิ่งสะอาดเท่านั้น นิสัยเหล่านี้ช่วยได้มากที่สุด:

• ใช้ไฟล์ต้นฉบับ อย่าใช้สำเนาที่ถูกย่อขนาดหรือบีบอัดตอนแชร์
• ถ่ายตารางให้ตรงและแบนราบ ในแสงที่สม่ำเสมอ เพื่อให้คอลัมน์ไม่เอียงหรือโค้ง
• ครอปให้เหลือเฉพาะตาราง และให้มีหนึ่งตารางในแต่ละรูป เพื่อให้ผลลัพธ์แต่ละอันตรงกับต้นฉบับหนึ่งชิ้น
• สำหรับตารางที่มีหลายหน้า ให้อัปโหลดทีละหน้า

ตรวจตัวเลข แล้วจึงตรวจการจัดวาง

การอ่านตารางช่วยประหยัดการพิมพ์ แต่ไม่ได้มาแทนการตรวจทาน ข้อความที่เล็ก จาง หรือเบลอ อาจถูกอ่านผิดหรือข้ามไปได้ และเซลล์ที่ถูกข้ามอาจทำให้ค่าข้างเคียงเลื่อนไป เปรียบเทียบกริดกับรูป เริ่มจากตัวเลขและแถวหัวตาราง และดูคอลัมน์ใดก็ตามที่อ่านยาก

สูตร เซลล์ที่รวมกัน สี และเส้นขอบจะไม่ถูกสร้างขึ้นใหม่ คุณจะได้ค่าต่าง ๆ โดยข้อความของเซลล์ที่รวมกันจะอยู่ในเซลล์แรก จัดรูปแบบชีตในแอปสเปรดชีตของคุณเองหลังจากตรวจแล้ว

XLSX หรือ CSV

เลือก .xlsx เมื่อคุณจะเปิดตารางใน Excel, Numbers หรือ Google Sheets เพราะตัวเลขจะเป็นตัวเลขในโปรแกรมเหล่านั้น และรหัสที่มีเลขศูนย์นำหน้าจะคงเลขศูนย์ไว้ เลือก .csv เมื่อโปรแกรมอื่นต้องการไฟล์ข้อความธรรมดา Excel ใช้กฎของตัวเองเมื่อเปิดไฟล์ .csv เช่น ตัดเลขศูนย์นำหน้าออก ดังนั้นไฟล์ .xlsx จึงปลอดภัยกว่าสำหรับรหัสและหมายเลขประจำตัว ไฟล์ .csv คั่นเซลล์ด้วยเครื่องหมายจุลภาค และคงเครื่องหมายกำกับเสียงและอักษรของภาษาอื่นไว้ หาก Excel คาดหวังเครื่องหมายอัฒภาคแทน อาจแสดงแต่ละแถวในคอลัมน์เดียว ให้นำเข้าไฟล์และเลือกเครื่องหมายจุลภาคเป็นตัวคั่น หรือใช้ไฟล์ .xlsx แทน ในไฟล์ .csv ค่าข้อความที่ขึ้นต้นด้วย =, +, - หรือ @ จะมีเครื่องหมายอะพอสทรอฟีนำหน้า เพื่อไม่ให้ทำงานเป็นสูตรได้เลย